Plan van aanpak · bij offerte OFF-2026-0007
Hoe we de company brain opzetten, een pilotproject draaien en het onderhoud inrichten dat hem daarna werkend houdt. Bedoeld om samen door te nemen; de offerte zelf ligt apart bij Caro.
01 · Waar we staan
In juli is het werkwijze-document opgeleverd en na Simons annotaties herzien. Daarmee is afgesproken wat de company brain is en hoe het bureau ermee werkt.
De brain is een private repository onder een eigen GitHub-organisatie van Nudus, met kennis, regels, templates en skills in gewone mappen en tekstbestanden. Het team werkt ermee via Claude. De hoofdindeling volgt de drie schaalniveaus van het bureau: masterplan en stedenbouw, architectuur, bouwkundig. Business development krijgt een eigen plek, met de tenderpresentaties van de afgelopen vijf tot tien jaar erin.
Simon en Gieneke zijn de brain-owners, Gieneke met de nadruk op business development. De groep die in deze fase met de brain werkt bestaat uit zes mensen: Gieneke, Simon, Dimi, Gaetano, Tim en Caro. De IT-afdeling zet de omgeving op. Lezen en vragen kan iedereen uit die groep; nieuwe kennis toevoegen loopt via de brain-owners, zodat de kwaliteit bewaakt blijft.
Drie dingen: welk project de pilot wordt, wanneer het traject start, en op welke voorwaarden. Dit voorstel beantwoordt de derde en stelt een route voor de eerste twee voor.
Wat er is bijgekomen. Het traject kent nu drie vaste onderdelen die in juli nog ontbraken: een onderhoudsronde die controleert of de inhoud nog klopt met de projecten, een stap aan het eind van elke werkwijze die terugschrijft naar de brain, en per sessie een kennisinterview om de ontwerpredenering vast te leggen die nergens is opgeschreven.
02 · De aanpak
Een begeleidingssessie per maand op kantoor, plus een overleg met de IT-afdeling in de eerste maand. Tussen de sessies door loopt ondersteuning via mail en chat.
Maand 1 · Inrichten
Repository-structuur volgens de drie schaalniveaus plus business development. De bestaande BD-map met tenderpresentaties gaat erin. Eerste skills: analyse van een uitvraag, en het samenstellen van passende referentieprojecten. Overleg met de IT-afdeling. Kennisinterview 1.
Maand 2 · Draaien
De vijf stappen van het pilotproject op een echte uitvraag, samen met Simon en Gieneke. Skills worden bijgesteld op wat het werk laat zien. Elke werkwijze krijgt een afsluitende stap die vastlegt wat er geleerd is, zodat de pilot de brain zelf al voedt in plaats van dat iemand eraan moet denken. Kennisinterview 2.
Maand 3 · Overdragen
De onderhoudsronde wordt ingericht en een keer samen doorlopen. Overdracht aan de brain-owners: hoe je kennis toevoegt, hoe je een skill aanpast, hoe je beoordeelt wat de onderhoudsronde voorstelt. Kennisinterview 3. Evaluatie.
Van Nudus
De IT-afdeling zet eenmalig de omgeving op. Simon en Gieneke reserveren tijd voor de sessies, de interviews en het beoordelen van wat er de brain in gaat. Reken in de eerste drie maanden op ongeveer een dagdeel per maand per brain-owner, daarna minder.
Afbakening
Geen vervanging van de ontwerpende architect en geen automatische besluitvorming. De brain versnelt voorwerk en controle, het oordeel blijft bij het bureau. De Claude-seats en de GitHub-kosten lopen rechtstreeks via Nudus en staan los van dit voorstel.
03 · Het pilotproject
De pilot loopt op een lopend of net afgerond project, zodat het resultaat meteen bruikbaar is. Het project is nog niet gekozen.
Alle tender- en projectstukken in de projectmap. De brain maakt een gestructureerde analyse van eisen, gunningscriteria en programma, met een bronverwijzing per regel.
Aangeleverde kaartbeelden plus publieke bronnen: het omgevingsloket, ruimtelijkeplannen.nl, PDOK en de BAG. Resultaat is een checklist met bronvermelding, inclusief wat er bij de gemeente opgevraagd moet worden.
Het ontwerp of de concept-presentatie langs alle tenderdocumenten. Dekt het alle gunningscriteria, eisen en wensen? Resultaat is een gap-lijst met bronverwijzing.
Structuur en teksten van de eindpresentatie, opgebouwd uit de analyse en het ontwerpverhaal, met hergebruik van eerder geschreven tekst waar die past.
De definitieve presentatie getoetst aan alle stukken: dekking van de eisen, cijfers, en de terminologie van de uitvraag.
Stedenbouwkundige pilot. Kiest Nudus een stedenbouwkundig project, dan komt het opzetten van massastudies in de eigen Rhino-layerconventie erbij: varianten onder 02_3D · B_MASSING met Volume en Floors, zodat de BVO per variant volgt uit de vloeren. Te verkennen in de pilot, niet een bewezen werkwijze.
04 · De oplevering
Techniek
Private repository onder de eigen GitHub-organisatie, ingedeeld op de drie schaalniveaus plus business development, gevuld met de bestaande tenderpresentaties en de projecten die zijn meegenomen.
Werkwijze
Analyse van een uitvraag, referentieprojecten met onderbouwing, herbruikbare tekst aandragen, een concept-tendertekst opstellen, tussentijdse toets en eindcheck. Elk met een stap die terugschrijft naar de brain.
Onderhoud
Een onderhoudsronde die controleert of de inhoud nog klopt met de projecten, een keer samen doorlopen zodat de brain-owners weten hoe ze de voorstellen beoordelen.
Kennis
De ontwerpredenering achter drie projecten, uitgewerkt tot leesbare notities in de brain. Kennis die anders alleen in gesprekken bestaat en met mensen het bureau verlaat.
Mensen
Simon en Gieneke kunnen kennis toevoegen, een skill aanpassen en beoordelen wat er de brain in gaat, zonder Git te hoeven leren en zonder externe hulp bij het dagelijkse werk.
Bewijs
Een echte uitvraag die de vijf stappen heeft doorlopen. In de pilot meten we wat de brain oplevert in plaats van tijdwinst vooraf te claimen.
05 · Planning en vervolg
Het traject start zodra het pilotproject bekend is. De planning stemmen we daarop af.
GitHub-organisatie met private repository, Claude-seats aanschaffen en toewijzen, toegang voor de eerste gebruikersgroep, branch-protection aan. Eenmalig, daarna licht onderhoud.
Een lopende of net afgeronde uitvraag waar de vijf stappen op kunnen draaien. Welk project zich daar volgens Simon en Gieneke het beste voor leent, horen we graag.
Mappen, de eerste skills en de bestaande BD-map met tenderpresentaties in de brain.
Op het gekozen project, samen met de brain-owners.
Wat de brain opleverde, of het abonnement zin heeft, en of de gebruikersgroep uitgebreid wordt.
Voorstel voor het vervolg. Een gesprek van 30 minuten met Simon en Gieneke om het pilotproject en de startdatum te kiezen. Daarna gaat de eerste sessie in de agenda en zet de IT-afdeling de omgeving op. Vragen over dit voorstel kunnen ook per mail.